Zeitmangel ist allgegenwärtig.
Wir haben mehr zu tun, als der Tag verkraftet. Da ist nicht
nur der Job mit seinen großen und kleinen Aufgaben
und dem Papierkram drum herum (Finanzamt, Bank, Ämter).
Die Kinder wollen Aufmerksamkeit, die Freunde beklagen sich,
daß ich nie erreichbar bin - und die Wohnung pflegt
sich auch nicht von allein. Je schärfer der Wettbewerb,
desto weniger Zeit bleibt für Muße und Erholung.
Aber die Eile zehrt an unseren Kräften. Mit dem Ergebnis,
daß wir immer weniger schaffen.
Unordnung beim Umgang mit der Zeit liefert stets Hinweise
auf seelische Unordnung. Wir wissen nicht genau, was unsere
Prioritäten sind. Was ist wichtig, was eher nebensächlich?
Nur nichts verpassen, nur nichts vergessen! Uns fehlt die
Kraft zum Verzicht. Zum "Weniger ist mehr". Schaffe
ich es, meine Zeit-Ressourcen zu ordnen, gewinne ich auch
an seelischer Klarheit. Einige Tips können Ihnen helfen,
den Sprung vom Chaos zur Übersicht zu bewältigen.
Den Tag planen. Meist gibt der Job ein Zeitgerüst
vor. Er zwingt, zu einer bestimmten Stunden aufzustehen
und das Private nach Feierabend zu erledigen. Wir unterwerfen
uns fremden Zeitgebern. Kein Wunder, daß wir uns von
außen unter Druck gesetzt fühlen. Werden Sie
aktiv. Setzen Sie Ihren privaten Zeitplan dagegen. Planen
Sie, was Sie während der Arbeit und was Sie in der
Freizeit erledigen werden. Zwei Minuten am Vorabend dem
kommenden Tagesablauf gewidmet - und schon gewinnen Sie
das Gefühl, auf Ihr Geschick Einfluß zu haben
Prioritäten setzen. Unterscheiden Sie zwischen "dringlich"
und "wichtig". Wir neigen zu dem Glauben, das,
was am eiligsten ist, sei auch am wichtigsten. Erstellen
Sie in Ruhe eine Rangliste der wirklich wichtigen Dinge
in Ihrem Leben. Wählen Sie die ersten drei bis fünf
Punkte aus. Widmen Sie ihnen Ihre meiste Zeit und Kraft.
Testen Sie, was passiert, wenn Sie dringliche, aber unwichtige
Dinge gar nicht oder nur nebenbei abhaken, aber dafür
mehr Zeit den Beschäftigungen und Personen widmen,
die Ihnen wichtig sind. Sie gewinnen an Souveränität
und dem Gefühl, in erster Linie für sich selbst
zu leben.
Planen Sie Freiräume. Jeder Zeitplan sollte wenigstens
ein Drittel des Tages für unvorhergesehene Ereignisse
frei lassen. Wenn Sie den gesamten Tag verplanen müssen,
um Ihre Aufgaben zu erledigen, sind Sie heillos überlastet.
Jede unvorhergesehene Kleinigkeit wirft Sie dann aus der
Bahn. Entrümpeln Sie. Trennen Sie sich von einem Teil
Ihrer Aufgaben, Hobbys und Kontakte. Oder stellen Sie sie
wenigstens für einige Wochen zurück. Es lohnt
sich: Von nun an werden Sie nicht mehr in Hektik verfallen,
wenn etwas Außerplanmäßiges dazwischen
kommt. Bleibt die freie Zeit unbeansprucht: Nutzen Sie sie
zur Entspannung.
Entrümpeln und Entstapeln. Die erste, spontane Waffe
gegen zu viele gleichzeitige Anforderungen sind Stapel.
Auf dem Schreibtisch, in Schubfächern und in Aktenordnern.
Erst einmal weglegen! Seien wir ehrlich, die Berge unerledigter
Aufgaben sind nicht nur eine Last. Sie schmeicheln auch
dem Ego. So wichtig bin ich! Aber wenn sie einer Dauereinrichtung
werden, signalisieren sie: Wir sind stärker als du.
Es ist auch nicht so, daß sichtbare Haufen vor dem
Vergessen der Aufgaben schützen. Ehrlich, wissen Sie
noch genau, was sich im unteren Drittel der Papierstapel
befindet? Da hilft nur eines: Zur Seite drehen, sortieren
und erledigen. Auch wenn Sie deswegen zwei Tage lang zu
nichts anderem kommen sollten. Auf dem Schreibtisch sollte
nicht mehr liegen als Sie auf einmal im Auge behalten können.
Das sind maximal sieben Vorgänge. Wenn Sie danach Ihren
sauberen Schreibtisch anschauen: das ist ein Gefühl
wie Ferien.
Ordnungssysteme nutzen. Klar, einfach nacheinander ablegen
ist einfacher als ein System mit Rubriken einzurichten.
Aber nur in den ersten Tagen. Sobald Ihre Ablage mehr als
zwei Dutzend Dinge enthält, kehrt sich das Verhältnis
um: das Einfache wird zum Komplizierten Wer anfangs eine
Stunde investierte, um ein Ablagesystem einzurichten, behält
die Übersicht. Wer darauf verzichtete, stöhnt
bald mehrmals täglich: "Wo habe ich das denn nur
wieder hingelegt." Das Suchen kostet mehr Zeit als
die eigentliche Aufgabe. Ob im Regal oder auf dem Computer:
Entwerfen Sie Ordner, in die Sie Ihr Material einordnen.
Beginnen Sie erst einmal mit einer vorläufigen Einteilung.
Sollte eine Rubrik unverhältnismäßig groß
werden, können Sie die immer noch teilen. Vor allem
dann, wenn es die Rubrik "Sonstiges" betrifft.
Literatur mit vielen praktischen Empfehlungen für
Ihren Zeitgewinn:
Werner
T. Küstenmacher: Simplify Your Life. Einfacher und
glücklicher leben. Campus Verlag, Frankfurt/M., New
York 2001
Lothar
W. Seiwert: Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. Das neue
Zeitmanagement in einer beschleunigten Welt. Campus Verlag,
Frankfurt/M., New York, 7. Auflage 2001
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